n8n & Intelligence Artificielle
Automatiser la saisie comptable de 400 factures par mois avec l'IA
Le goulot d'étranglement
Une PME dans le secteur du bâtiment recevait environ 400 factures fournisseurs par mois par email. L'assistante de direction devait :
- Ouvrir chaque email
- Télécharger le PDF
- Ouvrir le logiciel comptable
- Saisir manuellement le nom du fournisseur, le montant HT, la TVA, le TTC et la date
- Renommer le PDF et le classer dans le bon dossier
Ce processus prenait environ 15 heures par semaine. Un travail répétitif, sans valeur ajoutée, et sujet aux erreurs de frappe.
Le workflow mis en place
Nous avons construit une automatisation complète avec n8n, connectée à une boîte mail dédiée (factures@entreprise.com) :
Fonctionnement du système :
- Déclencheur : n8n écoute la boîte mail. Dès qu'un email avec un PDF arrive, le workflow démarre.
- Extraction IA : Le PDF est lu et envoyé à l'API d'OpenAI (GPT-4) avec une instruction stricte : "Extrais le nom du fournisseur, le SIRET, les montants HT/TVA/TTC, la date. Renvoie un JSON."
- Validation : Le workflow vérifie que HT + TVA = TTC pour éviter les hallucinations de l'IA.
- Action finale : n8n crée l'écriture dans le logiciel comptable (via API) et classe le PDF dans le bon dossier Google Drive.
Le retour sur investissement
L'impact a été immédiat :
- Temps économisé : 15 heures par semaine.
- Fiabilité : Le taux d'erreur est passé sous la barre des 1% (l'IA lit mieux que l'humain fatigué en fin de journée).
- Coût de fonctionnement : Moins de 10€ par mois en requêtes API OpenAI.
"L'assistante de direction a enfin le temps de faire de la relance client et du suivi de trésorerie. C'est un changement total de métier pour elle."